Olvídate de los algoritmos o los haters, la gran pesadilla de las empresas sin un servicio de redes sociales profesionalizado es la organización de su contenido. Da igual lo bonito que haya quedado tu vídeo corporativo o las cientos de fotos de tu evento. Si no tienes una metodología para organizarlo, estarás perjudicando tu inversión de dinero, tiempo y esfuerzo en la creación del contenido. Y eso…no es bien.
Aunque a priori esto es muy obvio, la realidad es que cuando hay muchas personas generando contenido, si no está bien organizado, se convierte en una jungla de tres pares. Parte del material que se genera no sirve, otra se pierde entre grupos de whatsapp/emails y lo que se publica, una vez publicado…olvidado. De este modo, perdemos la oportunidad de reutilizar el contenido, de aprender cómo mejorar, encontrar nuevas maneras de distribuirlo…
Tú buscando las fotos del evento del año pasado
Tener el contenido bien organizado te permite reutilizarlo de manera estratégica, ahorrar tiempo en la búsqueda de materiales para presentaciones, campañas publicitarias, redes sociales…Si hay una nueva incorporación en la empresa para ayudar con la comunicación, le será sencillo e intuitivo empezar a trabajar. Y, además, tener la información organizada permite revisar la historia de contenido para definir nuevas temáticas o detectar necesidades (entre otras). Así que, como ves, tener tu información organizada es en sí un activo de ALTO valor.
A continuación, te compartimos tres sencillas maneras de mejorar la organización de tu contenido.
Define un capitán — aunque no haya nadie dentro de la empresa que se dedique a la comunicación al 100% es importante definir un capitán, es decir, una persona que coordine. El capitán será la figura de referencia para quiénes generen contenido. El capitán debe tener muy clara la estructura de organización del contenido, los medios de envío del contenido y será quién de las directrices al equipo del tipo de contenido que deben generar los miembros. De este modo, lograremos un contenido mínimamente coherente y evitaremos tener archivos perdidos en cadenas eternas de email y whatsapp.
PD: si el capitán tiene que limpiar la escotilla y disparar cañones, es difícilmente tendrá tiempo para dirigir el barco.
Tu capitán recibiendo 1000 whatsapps
2. Cada cosa por su nombre — otra obviedad, pero cómo se nombren los archivos y carpetas es de vital importancia. Aquí lo suyo es que cada cual utilice la que más útil le sea, lo importante es que todo se organice atendiendo a ese sistema. Si logramos mantener un formato de orden, incluso a años vista, tardaremos nada y menos a la hora de buscar contenido. Un ejemplo sencillito de cómo esta empresa organiza sus fotos:
3. Plataforma colaborativa — estamos en la BENDITA era de la nube. Hoy en día todos podemos trabajar con todos desde partes completamente remotas del mundo. Y todavía, no lo hacemos. Todo lo anterior lo trasladaremos a una plataforma de almacenamiento en la nube tipo Dropbox o Drive a la que todos los miembros del equipo puedan acceder y puedan incluir el material que generen. Evitaremos así mandar cientos de whatsapps y saturar la preciada memoria de nuestros teléfonos.
Aunque estas tres ideas son, por lo general, útiles para cualquier empresa (especialmente en la que varias personas generan contenido) es importante entender que no existe un modelo perfecto para todos y hay que probar qué funciona y qué no.